第一章　总　则

第一条　为确保学生档案资料完整、保管妥善、利用充分、转递安全，结合我校实际，特制定本办法。

第二条　本办法适用于我校在册、在籍的接受全日制普通高等学历教育的本专科学生（含高职）、第二学士学位学生和研究生。

第三条　学生档案是指学生从中学至大学期间所形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的，以个人为单位，组成的有保存价值的书面材料，是学生学习阶段个人历史的真实记载和依据。

第四条　学生档案应明确专人管理，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，管理人员必须政治性强、作风正派、热爱本职工作、刻苦钻研业务、积极为学生服务。

第二章　学生档案管理职责

第五条　我校学生档案管理工作，由学校党委学生工作部（处）全面负责管理。

第六条　学校党委学生工作部（处）负责学生档案的收集、整理、归档、保管、统计、借阅和转递等其他各项工作。

第七条　二级学院和研究生部职责

（一）负责做好新生档案的接收、审核、清点上交工作；

（二）负责做好毕业生档案材料的形成、积累、整理及归档工作；

（三）负责维护学生档案材料的真实、有效、完整。

第三章　学生档案材料的归档

第八条　归档范围：

（一）中学阶段形成的材料

包括党团组织材料（入团、入党志愿书）、毕业生登记表、学生成绩登记卡、体能测试表、社会实践活动登记表、中华人民共和国学生体育合格证、普通高等学校招生志愿卡、高等学校招生体格检查表等。

（二）大学阶段形成的材料

   1．包括党团组织材料、学生登记表、学生成绩单、毕业生登记表、实习鉴定表、学位授予表、生源地信用助学贷款登记表等；

2．奖励或处分材料

（1）奖励材料主要是指在校学习期间二级学院以上的表彰奖励，包括“三好学生”、“优秀学生干部”、“优秀团员”、“优秀团干部”、“优秀毕业生”、“勤工助学先进个人”、奖助学金以及其他单项奖励等事迹材料；

（2）处分材料是指包括警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍处分等材料；

（3）解除处分材料。

第九条　归档要求

（一）研究生部和各二级学院应将学生就读期间符合归档范围的材料及时送至学校党委学生工作部（处）归档；

（二）凡需归档的材料，必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，由承办部门盖章，注明形成材料的时间等；

（三）凡需归档的材料，必须在毕业生离校前归档完毕，在学校党委学生工作部（处）指导下统一封装后寄送。

第四章学生档案的保管

第十条　各二级学院应指定专人负责学生档案材料的收集、整理、报送。

第十一条　学校党委学生工作部（处）对接收的学生档案应按学号顺序排列，及时进行整理，按年级专柜存放。

第十二条　档案管理人员要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，防止档案的毁损、失散和泄密，并做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮等工作。

第十三条　学生档案的查阅、借阅

（一）非工作需要，任何人不得查阅、借阅、复印学生个人档案；

（二）因工作需要查阅、借阅学生档案者，须填写《查借阅学生档案审批表》，报学校党委学生工作部（处）领导审批。借期最长不得超过一周，特殊情况经报学校领导批准后方能借阅；

（三）借阅档案只限借阅人使用，借阅者要严守秘密，妥善保管，不得拆卸、涂改、圈划、自批、抽页、添加和污损档案材料，应保持档案的整洁、完整。

第五章　学生档案的接收转递

第十四条　学生档案的接收

（一）新生入学工作结束后的三个月，学生所在二级学院应将新生档案进行清点核对，并填写《学生档案转交清单》一式两份，一份交学校党委学生工作部（处）档案室，一份留二级学院；

（二）出现因不明原因无法接收到学生档案的情况时，各二级学院应及时通知学生本人或与招生办联系协调；

（三）各二级学院新生档案审核结束后，档案页数、内容要由学生签字认可。如发现档案缺失，不完整，要告知学生及时补交。

第十五条　档案的转递

（一）毕业离校前已签署就业协议的学生，根据就业协议书注明的地址寄送；

（二）毕业离校前未就业的学生，根据当年“毕业生就业方案”开具的地址寄送至各省教育厅（大中专毕业生就业指导服务中心）、人力资源和社会保障局、教育局、人事局或人才交流中心；

（三）退学、被开除学籍学生的档案一律寄回生源地的教育行政部门；

（四）考取研究生、专升本学生的档案寄送至所录取的学校。

第十六条　学生档案原则上不能交给学生本人携带，由学校统一通过邮政EMS档案专递邮寄方式寄送。

第六章　附　则

第十七条　本办法自2018年9月1日起执行，由学生工作部（处）负责解释，原《云南艺术学院学生档案管理办法》（2012版）同时废止。